“Les coses no es diuen, es fan, perquè al fer-les es diuen soles.”
Woody Allen (1935-?) Actor, director i escriptor nord-americà.
Darrere l’expressió Bon Any! Ens trobem sovint amb un núvol d’etiquetes ple de desitjos, dubtes, somriures, reptes, incertesa i propòsits, un bon munt de bons propòsits!
En FormAcció també ens passa, aquesta setmana ha estat plena de propòsits i hem volgut anar una mica més enllà i transformar-los en accions. Hem començat l’any seguint el Setè hàbit “esmolant la destral” segons recomana Stephen Covey.
Tenim nova llicència d’office instal·lada en els nostres ordinadors, actualitzades i sincronitzades les carpetes compartides (immersos totalment en la transformació digital), un bonic despatx acabat de pintar i ordenar, una nova sala de reunions (l’espai físic és molt important) i tenim l’ànima preparada i sintonitzades les emocions per l’ardu i divertit treball (la salut emocional és vital).
Com tothom, estem desitjant que els nostres propòsits funcionin, però no sempre és fàcil començar a caminar. O començar encara, a molts ens encanta començar projectes nous, estrenar roba d’esport, i aquestes coses. Però com arribar al mes d’abril amb l’hàbit incorporat? Aquesta és la pregunta clau, i la resposta…
Pel nostre bagatge fent formació sobre gestió de projectes, gestió del temps i productivitat personal hem après que cal:
- Constància i automotivació.
- Tenir cura de la procrastinació per la nostra oficina se sent de tant en tant aquesta frase de “el millor és enemic del bo”. Doncs darrere de grans procrastinadors/es sol haver-hi grans perfeccionistes. Si vols saber més, et recordem un post que vam escriure per a un Sant Jordi sobre la procrastinació eficient.
Un dels problemes que ens solem trobar quan tractem d’implementar un projecte intern és que la pressió externa, la producció, fa moltes vegades que ho acabis postergant. Un dels projectes estrella d’aquest principi d’any és la creació d’un registre informàtic de la nostra biblioteca. La nostra principal por era que el projecte es quedés a la meitat…
I és que sí, som amants encara del paper escrit. De vegades ens ha passat el fet d’haver de preparar un determinat contingut per a una formació i descobrir, poc després, que teníem un fantàstic llibre sobre el tema. O comprar un llibre que no érem conscients que ja teníem… Aquestes coses passen quan treballes en diversos projectes en paral·lel i no ets conscient del que ja saps o tens.
En els processos de canvi, no hi ha res pitjor que s’aturi el projecte de canvi a la meitat. És el fet típic que desmuntes l’habitació per pintar-la, la comences a pintar i… altres coses més urgents et reclamen i acabes deixant-ho a la meitat i convivint un període de temps amb la galleda de pintura i l’escala.
Perquè això no ens passi, necessitàvem dues condicions:
- Per un costat, un compromís fort amb l’acció, que permeti que la tasca no s’esvaeixi.
- I per un altre, una estratègia de treball coherent. El compromís, el teníem, o sigui que era primordial trobar una estratègia que minimitzés l’esforç. Perquè l’estratègia sigui productiva, hem dedicat un temps en fer benchmarking, en bussejar com altres empreses o persones solucionen problemes semblants al nostre. Al final, descobrim una APP genial, que ens dóna solució a la gran part dels problemes que teníem plantejats. Es tracta d’una aplicació per a mòbil i ordinador anomenada Libib.
Una de les coses més interessants que té aquesta aplicació és la facilitat de captura dels llibres. Es tracta d’escanejar, amb el mòbil, el codi de barres que tenen tots els llibres actuals en la contracoberta. Si aquest mètode falla (poques vegades, però passa), pots entrar l’ISBN de forma manual. També pot passar que el teu llibre sigui més antic, pel que et tocarà introduir-lo manualment. Per aquesta última opció és millor fer-ho des de l’ordinador.
Igualment et recomano que facis una foto a cada portada de llibre i que la pugis a l’aplicació (és molt fàcil), ja que de vegades l’aplicació et proposa portades corresponents a edicions que no són la que tens i perds llavors la recerca visual.
Un cop tens pujats els llibres, si tenen codi de barres és molt ràpid, et suggereixo que pensis quins són els #tags significatius, per poder agilitzar la recuperació d’aquests. L’aplicació permet fer moltes coses més, com compartir la biblioteca, generar comentaris sobre el llibre, etc. De moment, portem pujats uns 300 llibres, i encara ens queda una estoneta de treball…
Tornar a visitar la nostra biblioteca ha sigut una sorpresa per a nosaltres. Llibres que han “caducat”, llibres que vas comprar i vas arribar a llegir, llibres que decideixes recuperar la seva lectura… Però sobretot ens ha permès, com diem sovint, gestionar el caos. La productivitat és sempre un equilibri entre el temps que dediques a l’organització i el temps que dediques a la producció. Com diu Covey, cal esmolar la destral, sinó, la teva productivitat baixarà, i la teva satisfacció amb la feina, també.
Bé, la destral ja està afilada, així que ja ens poden trucar els clients que estem preparats/des per al 2018.
Bon any a tots/es!